Facilitating Group Decision-Making: Facilitator's Subjective Theories on Group Coordination

Abstract

Moderatorinnen und Moderatoren sollten die Mitglieder einer Arbeitsgruppe nicht nur für die gemeinsame Arbeit motivieren, sondern auch deren Aktivitäten und den Gruppenprozess koordinieren. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit Gruppenkoordination, die eine Voraussetzung für Gruppeneffektivität ist, insbesondere bei komplexen Aufgaben. Die Entscheidungsfindung in Gruppen stellt eine komplexe Aufgabe dar und erfordert eher explizite als implizite Koordination. Ausgehend von der Annahme, dass es sich bei expliziter Koordination um Verhalten handelt, das sich nicht einfach im Gruppenprozess ergibt, sondern aktiv von Personen mit der Intention zur Koordination eingesetzt wird, untersuchen wir individuelle Koordinationsabsichten und planvoll eingesetzte Koordinationsmechanismen. Im handlungstheoretischen Sinne handelt es sich dabei um handlungsleitende Kognitionen, die auch als subjektive Theorien bezeichnet werden. Die subjektive Perspektive spielte in der bisherigen Forschung zur Gruppenkoordination keine bedeutsame Rolle. Dies ist nachvollziehbar, da subjektive Aspekte der Gruppenunterstützung generell schwierig zu definieren und zu messen sind. Wir führten daher fokussierte Interviews mit acht Expertinnen und Experten durch, die entweder als Managerinnen und Manager oder als erfahrene Gruppenmoderatorinnen und Gruppenmoderatoren arbeiten. Die von den Befragten berichteten individuellen Ansätze und Methoden der Gruppenkoordination wurden inhaltsanalytisch ausgewertet. Die Ergebnisse zeigen, dass die Moderationsexpertinnen und -experten differenzierte mentale Repräsentationen ihres Koordinationsverhaltens besitzen. Diese subjektiven Koordinationstheorien können als Koordinationsschemata organisiert werden, in welchen die Wahrnehmung eines spezifischen Koordinationsanlasses zur intentionalen Anwendung eines Koordinationsmechanismus führt, der wiederum die Wahrnehmung spezifischer Konsequenzen nach sich zieht. Wir diskutieren die Bedeutung dieser subjektiven Koordinationstheorien im Hinblick auf die effektive Unterstützung der Entscheidungsfindung in Gruppen und die Minimierung von Prozessverlusten der Gruppenarbeit.

A key feature of group facilitation is motivating and coordinating people to perform their joint work. This paper focuses on group coordination which is a prerequisite to group effectiveness, especially in complex tasks. Decision-making in groups is a complex task that consequently needs to be coordinated by explicit rather than implicit coordination mechanisms. Based on the embedded definition that explicit coordination does not just happen but is purposely executed by individuals, we argue that individual coordination intentions and mechanisms should be taken into account. Thus far, the subjective perspective of coordination has been neglected in coordination theory, which is understandable given the difficulties in defining and measuring subjective aspects of group facilitation. We therefore conducted focused interviews with eight experts who either worked as senior managers or as experienced group facilitators and analysed their approaches to group coordination using methods of content analysis. Results show that these experts possess sophisticated mental representations of their coordination behaviour. These subjective coordination theories can be organised in terms of coordination schemes in which coordination-releasing situations are facilitated by special coordination mechanisms that, in turn, lead to the perception of specific consequences. We discuss the importance of these subjective coordination theories for effectively facilitating group decision-making and minimising process losses.

Una característica clave de la facilitación de grupo es motivar y coordinar a las personas para realizar actividad conjunta. Este artículo se enfoca en la coordinación grupal, que es un prerrequisito de la efectividad de grupo, especialmente en tareas complejas. La toma de decisiones en grupo es una tarea compleja que necesita ser coordinada mediante mecanismos explícitos y no implícitos. Basándonos en la definición asumida de que la coordinación explícita no solamente sucede sino que es intencionalmente realizada por los individuos, argumentamos que han de tomarse en cuenta los mecanismos e intentos individuales de coordinación. Hasta el momento, la perspectiva subjetiva de la coordinación se ha descuidado en la teoría de la coordinación, lo cual es comprensible dada las dificultades para definir y medir los aspectos subjetivos de la facilitación del grupo. Además, realizamos entrevistas con ocho expertos que han trabajado como gerentes o como facilitadores de grupo con experiencia y analizamos sus enfoques sobre la coordinación de grupo utilizando métodos de análisis de contenido. Los resultados muestran que esos expertos poseen representaciones mentales sofisticadas de su comportamiento de coordinación. Estas teorías de coordinación subjetivas pueden organizarse en términos de esquemas de coordinación en los que las situaciones de liberación-coordinación son facilitadas mediante mecanismos de coordinación que, a su vez, orientan la percepción de las consecuencias específicas. Discutimos la importancia de estas teorías de coordinación subjetivas para efectivamente facilitar la toma grupal de decisiones y minimizar la pérdida de procesos.