Stichprobenverfahren bei massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten: eine Fallstudie am Beispiel von Sozialhilfeakten

Abstract

Der Beitrag geht von der unter Archivaren unumstrittenen Tatsache aus, dass damals wie heute nicht das gesamte aus der Verwaltungstätigkeit entstandene und entstehende Schriftgut aufbewahrt werden kann. Hier sind letztlich die aus Bewertungsverfahren hervorgegangenen Bestandsübersichten und Findmittel erforderlich, die wie Kompass und Landkarte dem Nutzer Orientierung bieten und daher zu Recht das Bewertungsgeschäft in den Mittelpunkt archivischer Kernaufgaben rücken. Dieser Befund verdeutlicht die These des vorliegenden Beitrags, dass eine grundsätzliche Auseinandersetzung mit dem Themenkreis der Bewertung unumgänglich ist. Als unerlässliche Grundlage hierzu wird eine Bestandsaufnahme zur Praxis der Schriftgutverwaltung und der Bewertung in den nordrheinischen Kommunen angesehen. Mittels Fragebogen beschreiben die rheinischen Kommunalarchivare ihre Situation und liefern zugleich die für eine differenzierte Analyse der Bewertungspraxis in rheinischen Kommunalarchiven notwendigen Daten. Die Daten beziehen sich auf 1662 Sozialhilfeaktenbänden aus dem Zwischenarchiv der Gemeinde Liblar. Das betreffende Schriftgut ist in den Jahren von 1950 bis 1999 entstanden. Als Stichprobenverfahren wurde eine Klumpenstichprobe nach Buchstaben gewählt. Grundsätzlich stehen drei Varianten des Umgangs und der Bewertung mit massenhaft gleichförmigen Einzelfallakten zur Diskussion. Nicht nur Stichprobenziehungen, auch Totalkassation und Vollarchivierung sind reale Handlungsoptionen. Wird jedoch eine tatsächlich repräsentative Aussagemöglichkeit als unerlässlich angesehen, so führt kein Weg an einer Zufallsauswahl nach Zufallszahlen vorbei. Über die Genauigkeit des Stichprobenresultats und damit über den Grad der Repräsentativität entscheidet dann allein die Stichprobengröße. Generell ist festzustellen, dass im Archiv repräsentative Stichprobenziehungen möglich sind. Allerdings ist ihre Durchführung u.U. mit einem höheren Aufwand verbunden, als es beispielsweise ein rein mechanisches Vorgehen nach Klumpen bei entsprechender Ordnungsstruktur erfordern würde. (ICA)

'The Archives Consulting Centre Rhineland discussed the problems of the archival assessment of 1.662 social welfare aid files ('Sozialhilfeakten') of the small town LINDLAR. All files were registered in machine readable form. Furthermore, the letter sampling (to be handled anyway easily due to the filing) was frequently recommended for this tradition type. These two aspects seemed to speak for the use of a cluster sample (in case using the initial letter of the names). It was necessary to inform about the legal bases of the registration perception 'welfare aid'. Contents and form of the welfare aid files were analyzed. Because of the uniform law basis and a standardized administration it was agreed to standardize the formal content of the 1.662 social welfare aid file volumes agree. The social welfare aid files are relevant, if not the only one more extensive information sources in this field and offer a broad field for women research, gerontology, unemployment research, family sociology or for political and sociological research on the municipal welfare system. To test the different sampling methods, the 1.662 file volumes were examined for certain features such as sex of the applicant resp. of the head of household, number of the applicants, month and year of birth of the applicant resp. the head of household, year of the application, year of file closure, nationality of the applicant resp. the head of household. These variables were coded and the different samples were analyzed with help of a statistical programme. The selection of the 'true' (i.e. adequate on the research problem) sampling method presupposes an textual decision. Therefore, the aim of the storage should be well-defined. It may be decided in this respect only with a clear archival aim definition about 'right' and 'wrong', or what improve about 'useful' and 'unimportant'. The multi-stage sampling procedure does not relieve the archivist of any decision as regards content, it presupposes such one. The representativeness of a sample depends on the chosen sampling method. A representative result, oriented at the archival reality, is only guaranteed by the random sampling using random numbers taken from a table of random numbers. This random sampling is the prerequisite for a reliable evaluation of the sample. In the case of LINDLAR the decision was in favour of a random sampling (approx. 18%, completed by a selection of extraordinary cases which consists of several file volumes). Via the actual random sample basic trends and structures can be not only shown in a better way, but their mapping is also representative. The reliable comparability of results based on the representativeness of the survey i.e. the samples as well. Moreover, the qualitative research benefits from the actual random sample, because the samples finally consists of individual cases. The archivist has three possibilities to handle uniform individual case files: full storage, total cassation and sampling. In conjunction with this, the archivist is confronted inevitably with the question of the necessity of representativeness with regard to the documentation profile. If this is looked upon as requirement, a random sample has to be drawn by using random numbers.' (author's abstract)