Einpflegen von Dokumenten

Die Eingabe von Dokumenten ist über unser Online-Formular möglich. Wenn Sie an der Archivierung ganzer Zeitschriften (-ausgaben), kompletter Sammelbände oder Berichtsreihen usw. interessiert sind, schreiben Sie uns eine E-Mail.

Der grundsätzliche Arbeitsablauf bis zur Veröffentlichung eines Dokumentes auf SSOAR besteht aus fünf Schritten. Diese können unterschiedlich zeitaufwändig sein, die Erfahrung zeigt jedoch, dass mit zunehmender Anzahl der Dokumente der Arbeitsaufwand erheblich sinkt. 

Die Arbeitsschritte im Einzelnen

1. Auswahl der Dokumente

Relevant für SSOAR sind in erster Linie Postprints und Originalfassungen von bereits publizierten oder begutachteten Dokumenten, insbesondere Zeitschriftenbeiträge, Beiträge in Sammelwerken sowie Monografien und (Berichte aus) Forschungs- und Institutsreihen. Die Dokumente sollten in einem weitesten Sinne sozialwissenschaftliche Forschungsinteressen zum Inhalt haben. (Siehe FAQ: Welche Texte kann ich in SSOAR einstellen? )

2. Klärung der Rechtslage

Für jedes auf SSOAR verfügbare Dokument muss ein einfaches Nutzungsrecht von der Urheberin oder dem Urheber an SSOAR übertragen werden. Dies erfolgt als erster Schritt im Online-Formular. Hierbei gilt es, Rechte Dritter (insbesondere Verlage, Ko-Autoren und Ko-Autorinnen) zu berücksichtigen und diese ggf. einzuholen. (Siehe RechtlicheFragen )

3. Aufbereiten der Dokumente

Auf SSOAR einzustellende Dokumente sollten als durchsuchbare PDF-Dateien vorliegen. Idealerweise erzeugen Sie ein durchsuchbares PDF direkt aus einem Textverarbeitungsprogramm. Ein gängiges kommerzielles Programm dafür ist Adobe Acrobat, eine frei verfügbare Version liegt mit OpenOffice vor.

4. Einstellen der Dokumente

Ein geführtes Online-Formular erlaubt es, Dokumente selbst auf den Dokumentenserver einzustellen. Die Eingabemaske besteht aus drei Schritten: (1) Neues Dokument anlegen: Zuerst wird das Dokument geladen und die Lizenz vergeben. (2) Beschreibung des Textes: Danach wird der Text bibliographisch erschlossen und verschlagwortet. Dabei liegt die bibliografische Erschließung über Metadaten und Verschlagwortung vollkommen in Ihrer Hand. Es gilt: Je sorgfältiger jedes Dokument beschrieben ist, desto besser kann es recherchiert und gefunden werden. Ergänzend zu Ihren Angaben wird jeder Einstellvorgang von einer Dokumentarin überprüft und ggf. ergänzt. (3) Abschluss: Sie bekommen die URN mitgeteilt und erhalten die Möglichkeit, für weitere Fragen mit der SSOAR-Redaktion Kontakt aufzunehmen. Damit ist der Einstellvorgang für Sie beendet. (Siehe Urheberrechtsfragen, Lizenzen, Das How-To-Do beim Einstellen von Dokumenten)

5. Freischalten der Dokumente

Die hochgeladenen Dokumente werden geprüft, die bibliografischen Metadaten gegebenenfalls vervollständigt und schließlich freigeschaltet und gehören dann zum recherchierbaren Bestand von SSOAR. Nach der Freischaltung eines Dokumentes erhalten die Autorinnen und Autoren eine Benachrichtigungsmail, die einen Link zur aufbereiteten Eingangsseite des Dokumentes mitsamt der zitierfähigen URN enthält.

Optional: Digitalisierungsservice in der Einführungsphase von SSOAR

In der Einführungsphase von SSOAR bieten die Betreiber als besonderen Service an, Dokumente für Autorinnen und Autoren kostenlos zu digitalisieren und zu erschließen. Insbesondere für ältere, nicht digital vorhandene Dokumente ist dies überlegenswert und entlastet Autorinnen und Autoren erheblich. Wenden Sie sich dafür per E-Mail an uns.

Fragen und Unterstützung

Für Fragen zu den einzelnen Arbeitsschritten besuchen Sie bitte zuerst unsere FAQs. Sollten diese Informationen nicht ausreichen, wenden Sie sich bitte mit einer genauen Beschreibung des Problems an uns, wir helfen Ihnen gerne.