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Legal issues

In pre-Internet times, scientists and scholars generally gave little thought to the question of who held what rights to their texts after publication, for example in a journal.  

With the arrival of the Internet -- and especially the advent of open-access publishing and self-archiving in open-access repositories -- the possibilities for disseminating and using scholarly knowledge have increased enormously. However, authors must now have a greater awareness of who has (or should have) what rights to their own published work. Such an awareness is all the more advisable in the light of the fact that leading national and international research funders have incorporated open-access principles into their policy guidelines.  

For example, the open-access guidelines of the German Research Foundation (DFG) state:

"The DFG expects that findings resulting from the research that it funds be published, where possible digitally, and that they be made openly accessible on the Internet. To this end, the contributions in question should either be deposited in discipline-specific or institutional repositories after conventional publication or be published directly in refereed and/or recognised open-access journals.  

When entering into publishing agreements, scientists participating in DFG-funded projects should, where possible, reserve permanently and securely a non-exclusive exploitation right to archive their research findings electronically for the purpose of open access. Discipline-specific embargoes, usually of 6-12 months duration, may be agreed which preclude the deposition of published research findings in discipline-specific or institutional repositories until after the embargo period has expired." (Our translation)  

Because detailed information on legal issues regarding deposition in repositories is available on the portal, we will confine ourselves here to a few important points[1]:   

1. You are interested in retrospectively depositing an article in SSOAR, which has already been published in a restricted-access journal, in order to make it available to as wide a (scholarly) audience as possible:      

  • Check whether the publisher's open-access policies are already available in the SHERPA/RoMEO database, a project now run by SHERPA: Securing a Hybrid Environment for Research Preservation and Access. By now, numerous publishers allow authors to archive their manuscripts in full-text repositories in parallel with, or after, publication. The SHERPA/RoMEO Listings provide details of journal publishers' policies with respect to the self-archiving of scientific and scholarly publications. The listings are not, however, legally binding. In case of doubt, the publishing agreement prevails.
  • If the journal or publisher in question is not (yet) on the SHERPA/RoMEO list, the author's entitlement to self-archive in SSOAR must be determined on an individual basis. The respective publishing agreement terms are decisive here.
  • Under German law, in the absence of an explicit publishing agreement, the publisher acquires an exclusive right to reproduce and distribute the work. However, one year after publication, this right becomes non-exclusive, thereby allowing you to then deposit the article in SSOAR. (For more detailed information, see    
  • Some publishers now allow (immediate) self-archiving in open-access repositories under certain conditions. They frequently require that a statement be added when the manuscript is deposited in the repository. It is SSOAR's policy to cite the original places of publication in such a way that readers can also contact the publishers directly via a hyperlink, where available. However, sometimes a certain citation style is mandated by the publisher. For example:  

"When archiving in document servers, please give the following bibliographic details: Author publication (c) publisher A, 2007. This version is that of the author which has been archived with the authorisation of publisher A. The original version was published in Journal B, volume C, issue D in month E, year F. DOI: link G."  

Authors whose publishing agreement includes such a provision should make sure to quote it when submitting a manuscript to SSOAR.  

2. You are interested in retrospectively self-archiving in SSOAR a) a contribution which has appeared in a book or a festschrift or b) a monograph:  

In the case of a), if there is no contract provision to the contrary and if no remuneration was given for the original publication, you may deposit the contribution in SSOAR one year after publication [1].  

In the case of b), there are as yet no German statutory provisions governing online distribution before 1995. To date, monographs and other types of manuscript which were published on or before 31 December 1994 may be archived without any restriction. Because electronic distribution was unknown at that time, authors could not assign rights to use their work in this way. Thus, the electronic distribution rights are held by the author. In other words, these works may be made available online to the public notwithstanding contractual provisions to the contrary. (This does not apply if an agreement on digital distribution was made retrospectively.) In the case of monographs published after 31 December 1994, it is advisable to enquire with the publisher. It may be that the publisher no longer carries the monograph or has no objections to it being archived in SSOAR since the increased accessibility could stimulate demand for the print publication.

Rights in respect of unknown types of use

According to a new German statutory provision in force since 1 January 2008, the author may also grant to another party exclusive rights in respect of types of use unknown at the time of conclusion of the contract (Section 31a (1) of the German Copyright Act (UrhG), Contracts in respect of unknown types of use). One example of a new type of use is online exploitation or online use which is deemed to have been a generally known type of use since 1995. According to the transitional provision for new types of use (Section 137l UrhG), the rights of online use in works in respect of which a licensing agreement was concluded with another party before 1995 automatically devolved to the holder of the exclusive rights of use unless the author lodged an objection with the holder of these rights before the end of 2008 (see Copyright law reform and Section 137l of the Copyright Law - FAQ on the granting of rights).

3. You are interested in depositing a monograph in SSOAR as a means of making it available to the public for the first time:  

Nowadays, many manuscripts such as dissertations are only made digitally available to the public via electronic repositories. From a legal point of view, it is especially important that the doctorate regulations of the respective university be observed in this instance. If you are planning to make your work openly accessible in parallel with print publication, this should be documented in the publishing agreement. Many publishers, for example university publishers, already explicitly offer this so-called hybrid publishing model. It is often worthwhile to mention to your publisher of choice your desire to make your work freely available for all to access online in parallel with publishing. Some publishers are quite open to this because parallel open-access distribution often stimulates demand for the printed version. It is essential that the document be made available to the public under an open-content licence which regulates and ensures the safeguarding of your rights vis-à-vis users of the online version. You can obtain information on the various licences available when depositing your document in SSOAR.  

If, in the future, you are interested in publishing your work in a restricted-access journal because there is no suitable open-access journal in existence, but you want to avoid legal uncertainty and safeguard in advance your right to complementary or retrospective deposition in SSOAR or any other open-access repository, you should make sure that, under the publishing agreement, the publisher acquires only non-exclusive rights of use in the work, or that you, as the author, reserve a non-exclusive exploitation right to self-archive your research findings in a digital repository.

[1] We wish to stress that the following scenarios describe the situation under German law. They are provided for information purposes only, do not constitute legal advice and should not be relied upon as such (see Disclaimer).  

Rechtliche Fragen

Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler haben sich in Vor-Internetzeiten in der Regel wenig um die Frage gekümmert, wer nach Erscheinen eines von ihnen verfassten Textes z.B. in einer Zeitschrift welche Rechte an diesem Text hat.

Mit dem Internet und insbesondere mit dem Publizieren in Open-Access-Zeitschriften bzw. dem Archivieren von in kostenpflichtigen Zeitschriften bereits veröffentlichten Texten auf Open-Access-Dokumentenservern stehen zwar enorm gewachsene Möglichkeiten der Verbreitung und Nutzung wissenschaftlichen Wissens zur Verfügung, zugleich ist aufseiten der Autoren und Autorinnen aber nun ein vermehrtes Bewusstsein über die Frage erforderlich, wer welches Recht an der eigenen Veröffentlichung hat/haben soll. Dies ist auch im Hinblick auf die Verankerung von Open-Access-Prinzipien in den Politiken wichtiger nationaler und internationaler Fördereinrichtungen unbedingt ratsam. Beispielsweise schreibt die DFG in ihren Open-Access-Richtlinien:

"Die DFG erwartet, dass die mit ihren Mitteln finanzierten Forschungsergebnisse publiziert und dabei möglichst auch digital veröffentlicht und für den entgeltfreien Zugriff im Internet (Open Access) verfügbar gemacht werden. Die entsprechenden Beiträge sollten dazu entweder zusätzlich zur Verlagspublikation in disziplinspezifische oder institutionelle elektronische Archive (Repositorien) eingestellt oder direkt in referierten bzw. renommierten Open-Access-Zeitschriften publiziert werden.

An DFG-geförderten Projekten beteiligte Wissenschaftler sollten sich in Verlagsverträgen möglichst ein nicht ausschließliches Verwertungsrecht zur elektronischen Publikation ihrer Forschungsergebnisse zwecks entgeltfreier Nutzung fest und dauerhaft vorbehalten. Dabei können disziplinspezifisch Karenzzeiten von in der Regel 6-12 Monaten vereinbart werden, vor deren Ablauf das Einstellen bereits publizierter Forschungsergebnisse in disziplinspezifische oder institutionelle elektronische Archive nicht gestattet wird."

Informationen zu rechtlichen Fragen bei der Archivierung in Repositorien sind in dem Informationsportal zusammengefasst; wir beschränken uns hier auf einige ausgewählte Hinweise:

1. Sie sind an dem nachträglichen Zugänglichmachen eines bereits in einer kostenpflichtigen Zeitschrift veröffentlichten Artikels in SSOAR interessiert, um ihn möglichst breit für die (Fach-) Öffentlichkeit verfügbar zu machen:

  • Prüfen Sie, ob Open-Access-Policies der Zeitschrift/des Verlags bereits über die SHERPA/RoMEO-Liste des Projekts "Securing a Hybrid Environment for Research Preservation and Access" verfügbar sind, denn mittlerweile erlauben zahlreiche Verlage das parallele oder nachträgliche Speichern von Dokumenten auf Volltextservern.
  • Wenn die entsprechende Zeitschrift/der entsprechende Verlag in der SHERPA/ROMEO-Liste nicht geführt wird, was für zahlreiche deutsche Zeitschriften/Verlage leider noch der Fall ist, ist von Fall zu Fall zu prüfen, ob die Archivierung in SSOAR unbedenklich ist. Hier sind die jeweils vertraglich getroffenen Regelungen relevant. Wenn Sie keinen expliziten Verlagsvertrag geschlossen haben, erwirbt der Verlag für die Vervielfältigung und Verbreitung ein ausschließliches Nutzungsrecht, das sich ein Jahr nach Erscheinen des Artikels aber in ein einfaches Nutzungsrecht wandelt, sodass Sie den Beitrag ein Jahr nach Erscheinen in SSOAR einstellen können (siehe auch genauere Informationen und Spezifikationen hierzu unter
  • Einige Verlage erlauben mittlerweile die (sofortige) Archivierung auf Open-Access-Dokumentenservern mit speziellen Auflagen. Oft handelt es sich um Textzusätze, die dem Dokument beim Einstellen auf dem Dokumentenserver hinzugefügt werden sollen. In SSOAR werden zwar prinzipiell auch die Orte der Erstveröffentlichung so genannt werden, dass diese kenntlich und (wenn verfügbar) für interessierte Nutzer(innen) auch direkt mittels Hyperlink (bspw. zu Zeitschriften/Verlagen) erreicht werden können. Teilweise existieren aber genaue Zitationsverabredungen, wie z.B.

Bei Archivierung auf einem Dokumentenserver bitte wie folgt zitieren: Autoren-Veröffentlichung. (c) Verlag A, 2007. Bei dieser Fassung handelt es sich um die Version des Autors/der Autorin, die mit Erlaubnis des Verlages A archiviert wurde. Die Originalfassung wurde in der Zeitschrift B, Jahrgang C, Heft D in Monat E, Jahr F veröffentlicht. doi: Link G.

2. Sie sind a) an der nachträglichen Archivierung eines Beitrags, der in einem Buch oder in einer Festschrift erschienen ist oder b) an der nachträglichen Archivierung einer Monografie in SSOAR interessiert: Im Falle von a) gilt ebenfalls, wenn vertraglich nichts anderes vereinbart und keine Vergütung für die erste Veröffentlichung gezahlt wurde, dass Sie diesen Beitrag ein Jahr nach Erscheinen in SSOAR einstellen können. Im Falle von b) fehlen gesetzliche Regelungen für Online-Veröffentlichungen. Problemlos archiviert werden können bisher Monografien und andere Dokumentarten, die bereits vor dem 31.12.1994 publiziert wurden: Hier liegen die Rechte an der elektronischen Verbreitung bei den Autoren und Autorinnen, da es sich um eine damals unbekannte Nutzungsart handelte, für die die Autor(inn)en insoweit auch keine Rechte einräumen konnten, d.h. diese Werke dürfen online veröffentlicht bzw. archiviert werden, auch wenn vertragliche Vereinbarungen dem entgegenstehen. (Dies gilt nur unter dem Vorbehalt, dass nachträglich keine Vereinbarung über die digitale Veröffentlichung geschlossen wurde.)

Hier ergeben sich mit Änderung des Urheberrechts wichtige Einschränkungen, die Ihr Handeln erfordern: siehe hierzu ausführlich und Hinweise zur Rechteübertragung an SSOAR.

Für nach dem 31.12.1994 veröffentlichte Monografien ist eine Nachfrage beim Verlag sinnvoll: Vielleicht hat der Verlag die Monografie bereits aus dem Programm genommen oder er hat keine Einwände gegen die Archivierung in SSOAR, da mit der breiteren Zugänglichkeit auch zusätzliche Interessent(inn)en für die Print-Publikation gewonnen werden können.

Rechte an unbekannten Nutzungsarten

Neu ist seit Anfang 2008, dass die Urheberin/der Urheber in einem schriftlichen Vertrag ausschließliche Nutzungsrechte auch für zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses noch unbekannte Nutzungsarten an einen Dritten übertragen kann (§ 31a Abs.1 UrhG), Verträge über unbekannte Nutzungsarten). Ein Beispiel für eine neue Nutzungsart ist die Online-Verwertung oder Online-Nutzung, die erst seit Anfang 1995 als allgemein bekannt angesehen wird. Die Nutzungsrechte für die Online-Nutzung von Werken, für die vor 1995 ein Nutzungsvertrag mit einem Dritten abgeschlossen wurde, fielen laut der Übergangsregelung für neue Nutzungsarten (§ 137l UrhG) an den Inhaber der ausschließlichen Nutzungsrechte, wenn die Urheberin/der Urheber nicht bis Ende 2008 gegen diesen automatischen Zufall der Rechte gegenüber dem Rechteinhaber Widerspruch eingelegt hat (dazu auch siehe Urheberrechtsreform und § 137l der Urheberrechtsreform - FAQ zur Rechteübertragung).

3. Sie sind an der Erstveröffentlichung einer Monografie in SSOAR interessiert: Viele Publikationen, z.B. Dissertationen, werden mittlerweile ausschließlich elektronisch auf Dokumentenservern veröffentlicht. Hierbei ist rechtlich vor allem die jeweilige Promotionsordnung der Universität ist zu beachten. Wenn Sie parallel eine Open-Access-Publikation und eine Publikation in gedruckter Form planen, sollte dies im Verlagsvertrag festgehalten werden: Viele Verlage, z.B. Universitätsverlage, bieten dieses sogenannte "Hybride Publizieren" bereits explizit an. Oft lohnt es sich auch, gezielt beim Wunschverlag die gewünschte Open-Access-Parallelveröffentlichung anzusprechen. Einige Verlage stehen dem durchaus aufgeschlossen gegenüber, da eine parallele Open-Access-Veröffentlichung oft auch den Absatz der gedruckten Version fördert. Das Dokument sollte unbedingt unter einer Open-Content-Lizenz veröffentlicht werden, die die Wahrung Ihrer Rechte gegenüber Nutzer(inne)n der Online-Version regelt und sicherstellt. Informationen über unterschiedliche, zu wählende Lizenzen erhalten Sie bei Einstellen der entsprechenden Veröffentlichung in SSOAR.

Wenn Sie zukünftig an der Veröffentlichung in einer kostenpflichtigen Zeitschrift interessiert sind, weil für den Sie interessierenden Kontext keine Open-Access-Zeitschrift existiert, Sie aber Rechtsunsicherheit vermeiden und Ihr Recht an einer elektronischen komplementären oder nachträglichen Archivierung in SSOAR oder einem anderen Open-Access-Dokumentenserver von vornherein sicherstellen wollen: Achten Sie darauf, dass in dem Autor(inn)envertrag entweder der Verlag/die Zeitschrift nur ein nicht ausschließliches Verwertungsrecht erhält oder dass umgekehrt Sie für sich selbst ein nicht ausschließliches Verwertungsrecht zur elektronischen Publikation bzw. Archivierung Ihrer Forschungsergebnisse behalten.